Управление несколькими проектами – 5 простых советов

Управление проектом может быть сложным и многогранным делом. Будучи проджект-менеджером, вам, с одной стороны, приходится гарантировать, что все составляющие проекта работают как запланировано и вносят вклад в достижение комплекса целей проекта, а с другой, приходится минимизировать риски, улучшать процессы и решать проблемы. Делегирование здесь просто необходимо, но многие функции невозможно полностью передать членам проектной команды. Чтобы оставаться на высоте, вам необходимо видеть проект с разных ракурсов одновременно -не только с позиции заказчиков и спонсоров проекта, но и с точки зрения команды, ведь без этого невозможно получить их уважение и лояльность.




Но если в ваши обязанности входит управление несколькими проектами, то сложность увеличивается экспоненциально. Но хорошая новость в том, что сложно не значит невозможно. Ниже приведены пять советов, которые вероятно помогут сделать управление несколькими проектами более эффективным.

Взаимодействие должно быть эффективным в каждом проекте

До начала каждого проекта вам необходимо четко идентифицировать состав каждой проектной команды в соответствии с навыками каждого специалиста и его доступности. Полезно организовать совещание с командой в рамках инициации проекта, чтобы у каждого сформировалось четкое представление о стратегических целях проекта и задачах каждого члена команды. Если у вас уже есть план, то им также стоит поделиться и начать назначать исполнителей на задачи.

Помните, что формальное назначение исполнителей на задачи зачастую приводит к снижению личной заинтересованности конкретного члена команды. Чтобы поднять уровень мотивации и повысить эффективность руководства, специалисты советуют вовлекать всю команду следующим образом:

• Представьте свое видение тех шагов, которые необходимо предпринять для успешной реализации проекта;
• Позвольте каждому высказаться, обосновать свое экспертное мнение, например, отдельно взгляд со стороны дизайнера или разработчика программного обеспечения.

Но очевидно, что взаимодействие не завершается на стадии планирования и назначения задач. Очень успешной практикой является организация регулярных встреч с каждой командой на протяжении всего проекта. Это помогает каждому увидеть, как его или ее вклад повлиял на общую картину проекта, а также на задачи и результаты других членов команды. Одновременно такие регулярные встречи создают отличную площадку для обсуждения и выработки более эффективных совместных решений. Например, если дизайнеры находятся в постоянном контакте с заказчиком проекта, то их общение с разработчиками поможет последним лучше понять цели конечного пользователя. В свою очередь, это существенно уменьшает недопонимание и неоднозначное толкование требований.

А для вас, как человека ответственного за управление несколькими проектами, построение с самого старта проекта правильной и эффективной системы взаимодействия внутри команды позволяет не только лучше контролировать ход реализации, но и получить помощь со стороны команды. Как результат — меньше усилий на мотивацию, риск-менеджмент и выше эффективность работы команды.

Управление несколькими проектами повышает требования к качеству плана для каждого из них

«Если вы не планируете, вы планируете провал» — одно из самых известных высказываний о планировании. Логично, что с первого совещания в момент инициации проекта имеет смысл приступить к составлению плана проекта как для команды в целом, так и для каждого ее члена. Но другое высказывание утверждает, что «дьявол кроется в мелочах». Поэтому уточнение плана должно стать чуть ли не ежедневной рутиной не только для проджект-менеджера, но и для исполнителей, которые должны провести детальный анализ каждой задачи. Важно, чтобы этот анализ включал деление задач на подзадачи, установку приоритетов и определение взаимозависимостей с точки зрения конечной цели проекта.

Затем назначьте тим-лидеров и предоставьте им возможность принимать решения в рамках своей компетенции, чтобы они могли помогать вам руководить проектом.

После того как вы сформировали и согласовали с заинтересованными лицами план проекта, команда приступает к его выполнению. Следующие пункты имеют жизненно важное значение для эффективного выполнения ваших планов:

• Управление ресурсами;
• Соблюдение сроков;
• Управление документооборотом.

Отвечая за управление несколькими проектами, вы должны обязательно иметь четкий и актуальный план по каждому из них. В противном случае вы рискуете смешать проекты в один, а в результате столкнуться с огромной неструктурированной кучей из несвязанных задач, сроков и вопросов от заказчиков, с одной стороны, и членов разных команд, с другой, — вопросы, на которые вы не имеете представления, где искать ответы.

Обдумано распоряжайтесь ресурсами

В любом деле, а в проджект-менеджменте в особенности, важно отделить «надо» от «хотелось бы» или «хорошо было бы иметь». Планирование использования ресурсов не менее важно, чем само использование. Ваши ресурсы — это люди, инструменты и оборудование, которые они используют для выполнения своих функций, доступный бюджет, а также время, которое выделено для достижения целей проекта (но это уже следующий пункт нашего списка).

Строго придерживайтесь сроков

Сроки зачастую вызывают страх и другие негативные эмоции. В английском языке само это слово «срок» или «дедлайн» (от англ. deadline) даже состоит из двух частей — «смерть» и «черта», что вряд ли придает ему радостную окраску. Но установка сроков и их соблюдение является неотъемлемой составляющей успешного управления проектом. В рамках каждого из проектов должна быть отдельная система управления задачами — вручную или автоматически, чтобы каждый член команды знал срок выполнения каждой задачи и мог информировать команду и менеджера о том, выполняется ли она по плану, есть ли задержка или задача уже выполнена.

Ольга Завьялова, эксперт в ИТ-индустрии, имеет 10 летней опыт работы в роли проджект-менеджера и проджект-координатора международных проектов. Сертифицированный проджект-менеджер (CSPM) и бизнес-аналитик (CSBA) софтверных проектов. Автор двух учебников и специализированного курса по управлению проектами и процессами.