Библиотека Comindware
  1. Вы здесь:
  2. Comindware
  3. Библиотека решений
  4. Основные проблемы внедрения СЭД в организациях

Основные проблемы внедрения СЭД в организациях

Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем:

Для выстраивания этой работы сегодня широко используются системы электронного документооборота (СЭД).

СЭД – это многопользовательская система, которая позволяет оперативно осуществлять все действия с документами:

  • Приём/создание.
  • Обмен.
  • Подпись.
  • Исполнение/отправка.

Такие системы активно применяются, чтобы организовать движение документов внутри компании, а также обмениваться ими с контрагентами. С помощью СЭД обеспечивается непрерывность работы с каждым документом, контроль за его текущим статусом, а также быстрый поиск по базе, даже если имеется минимум данных.

Существует 2 варианта использования СЭД:

  1. Клиентские приложения СЭД устанавливаются на устройство каждого сотрудника компании. Благодаря этому все получают возможность создавать, принимать и отправлять документы, вносить в них изменения и ставить свою цифровую подпись. Документы при этом хранятся в общей базе.

  2. ПО устанавливается на сервер. Каждый сотрудник получает доступ к СЭД через веб-браузер с любого устройства.

Comindware ЭДО использует второй алгоритм, который удобнее и проще, так как не требует устанавливать и обслуживать множество копий ПО на разных устройствах. Сотрудникам достаточно открыть ссылку в окне браузера, чтобы сразу же после завершения процедуры регистрации сразу же начать работать в системе.

СЭД помогает решить ряд проблем:

  • Низкая скорость обработки документов, задержки.
  • Потеря документов.
  • Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
  • Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.

Проблемы при внедрении СЭД

Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.

  1. Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.

  2. При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.

  3. Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в «зависимость» от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.

  4. Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.

Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.

Также клиенты Comindware зачастую озвучивают проблемы, связанные с постоянными изменениями требований бизнеса к системе документооборота:

Одна из серьезнейших проблем, с которой мы столкнулись в ходе внедрения СЭД в нашей организации — это динамичность бизнес-требований. Тщательно продуманный, обсужденный, утвержденный и реализованный процесс дал сбой уже в первую неделю эксплуатации. Обнаружилось более двадцати различных «мелких» (с точки зрения бизнеса) нюансов, которые потребовали переделки процессов и правил. Благодаря гибкости платформы Comindware, все удалось реализовать поэтапно, без остановки рабочего процесса. Бизнес-требования продолжают поступать и уточняться, процесс подстраивается под них менее чем за сутки.

Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.

Выход Comindware ЭДО

Два подхода к решению проблемы документооборота

Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.

Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.

  1. Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:

    1. «Заточенность» только на работе с документами.

    2. Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.

    3. Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).

    Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.

    Главный родовой порок систем документооборота — невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.

  2. Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.

Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие (обычно это не «коробочные» продукты, а разработанные под заказчика), сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.

Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.

СЭД с расширенным функционалом и элементами BPMS

Comindware ЭДО — это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.

В чём отличие решения Comindware?

Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:

  1. Достигается полный переход на электронный документооборот.
  2. Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
  3. Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.
проблемы внедрения СЭД

Заказать демо


При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:

  1. Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
  2. Получать любые статусы о движении договора, приказа, служебной записке и других объектов.
  3. Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.

Дополнительными преимуществами нашего продукта для управления электронным документооборотом являются:

  • проектирование неограниченных маршрутов согласования,
  • наличие цифрового двойника организации,
  • онлайн-редактор таблиц и документов,
  • возможности по интеграции с провайдерами ЭДО,
  • доступность на мобильных устройствах,
  • поддержка сканирования QR-кодов.

Решение было создана на базе Comindware Business Application Platform, что обеспечивает высокую скорость внедрению и низкую стоимость сопровождения и развития. Внедрение Comindware ЭДО помогает добиться поставленных задач при сравнительно небольших затратах на покупку и настройку продукта.

Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware ЭДО.

Заказать демо