Среда, 21 февраля, 2024 · Время на прочтение: ~ 12 мин. · Актуальность: 26.03.2024
Быть отлаженным, прозрачным и гибким — сегодняшнее требование к любому бизнесу. А чтобы его таким сделать, в большинстве случаев требуется трансформация.
Интересно при этом, что в английском языке слово «transformation» предполагает не постепенные, а резкие изменения. Поэтому цифровая трансформация бизнеса в основном означает, что нужно не просто где-то что-то «подкрутить», а полностью пересмотреть и принципы, на которых строится бизнес, и то, как он выстроен.
Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и BPM-системы, как инструмент для реализации данного подхода.
Попробуйте демоверсию low-code BPMS Comindware
Узнайте, как сделать управление бизнес-процессами эффективнее с BPM-системой.
Что такое BPM и BPMS?
Концепция BPM (Business Process Management) — органичное сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. Проще говоря, BPM отвечает на все вопросы касательно исполняемой работы — где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение. Однако, как может показаться на первый взгляд, процессный подход не призван заменить собой функциональный. За счет процессного подхода улучшается взаимодействие между бизнес-функциями для ускорения работы и повышения качества.
BPMS (Business Process Management System) — ПО для поддержки концепции BPM и управления бизнес-процессами. Под управлением бизнес-процессами понимается подход, направленный на совершенствование деятельности организации и ее бизнес-процессов.
BPM-системы отличаются от других систем, в частности ERP и систем электронного документооборота, тем, что сфокусированы на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.
Бизнес-процессом можно назвать, например, всю последовательность действий от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное — сами бизнес-процессы и потребности клиентов — останутся незамеченными.
Цель внедрения BPM-систем — связать стратегию и операционную деятельность, внедрить практики постоянного совершенствования бизнеса, повысить ориентированность бизнеса на клиента и так далее.
В чём преимущества BPM-систем
У BPMS понятные плюсы: вы точно знаете, как исполняются процессы, и цикл PDCA крутится, как вентилятор — с сумасшедшей скоростью.Анатолий Белайчук
BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter
BPM-системы способны обеспечивать непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов, происходящих в компании, регламентировать и стандартизировать их, а также помогать в поиске проблем и их возможных решений.
Системы этого класса позволяют реализовать этапы цикла Деминга, или PDCA. Plan-Do-Check-Act — формула для управления изменениями и постоянного улучшения бизнеса. Она реализуется в 4 этапа: Цикл Деминга отражает последовательность действий, которые необходимо предпринять для повышения качества бизнес-процесса
- Plan — Планирование. Что, когда нужно сделать, кто, как и с помощью чего должен это сделать.
- Do — Выполнение. Выполнение запланированных работ.
- Check — Проверка. Уточняется, соответствует ли полученный результат ожиданиям.
- Act — Действие. Корректировка планов по результатам проверки.
Мониторинг бизнес-процессов
Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.
Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения.
Мониторинг означает, что у руководства всегда имеется возможность видеть и контролировать:
- На какой стадии выполнения находится процесс.
- Кто из сотрудников ответственен за данную задачу.
- Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.
Самая главная возможность, которую предоставляют BPM-системы — это возможность видеть одновременно все актуальные задачи, стоящие перед компанией, при этом имеется возможность классифицировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем предприятия.
Суммарно BPMS помогает в том, чтобы не терять никаких бизнес-процессов и не допускать их «зависания», а всё время контролировать, как они продвигаются.
В системе класса BPMS Comindware Business Application Platform можно увидеть историю исполнения бизнес-процесса и на каком этапе он находится сейчас
Хранение данных в единой системе
Не менее важной функцией BPM-систем можно назвать создание единой информационной базы, куда заносятся все данные, касающиеся работы компании, и предоставляются всем сотрудникам, с учётом их уровней доступа. Это позволяет значительно ускорить большинство бизнес-процессов, включая тот же документооборот и даже простой обмен информацией между сотрудниками.
Прозрачность хранения данных в BPM-платформе Comindware достигается благодаря графовой модели данных
Регламентация бизнес-процессов
Наконец, внедрение BPMS во всех случаях предполагает создание регламента действий, по которому будет проходить обработка бизнес-процесса. Например: менеджер принимает по телефону звонок клиента, которому нужна техника; перенаправляет клиента на консультанта по подбору; после выбора конкретной модели техники заказ направляется на склад; в случае отсутствия нужной модели информация поступает в производственный цех; и так далее.
При этом отдельные отрасли деятельности легко поддаются такой регламентации, другие (связанные с творчеством) в меньшей мере. Но плюс BPM-систем состоит именно в том, что они, благодаря своей гибкости, позволяют регламентировать даже те отрасли, которые, на первый взгляд, с трудом этому подвержены.
Оптимизация бизнес-процессов
Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы, в то время как перестройка регламента могла бы помочь эту проблему снять. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.
В проекте выбрать место для «подвига», выбрать процесс для автоматизации — это самое ответственное и то, что максимально определяет успех.
BPM-Евангелист Comindware, Президент Международной ассоциации BPM-профессионалов ABPMP Russian Chapter
Может показаться, что это всё довольно просто, но именно BPMS часто становится хорошей возможностью найти такие «узкие места» в деятельности компании. Порой такие места находятся на стыке работы разных подразделений и отделов компании, и в то время как каждое из них работает безупречно, в сумме появляются проблемы.
Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.
Что такое process mining?
Process mining, или процессная аналитика, — это технология, которая использует данные журналов событий для автоматического обнаружения, анализа и улучшения бизнес-процессов.
Стандартизация и анализ в BPMS
В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:
- Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
- Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
- Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
- Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
- Где чаще всего возникают трудности.
Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях. Тогда небольшая модернизация программ или короткий курс обучения может оказаться крайне эффективным средством, чтобы устранить несколько «узких мест» и серьёзно ускорить протекание бизнес-процессов.
Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.
Хотите стать BPM-профессионалом?
Совместно с ассоциацией ABPMP Russian Chapter компания Comindware предлагает обучение процессному подходу к управлению и сертификацию BPM-профессионалов
Что входит в BPM-системы
Инструменты в системах класса BPMS напрямую связаны с задачами бизнеса, на решение которых они направлены. Функции помогают выстроить эффективное управление процессами согласно концепции процессного подхода.
Основные программные модули:
Моделирование (проектирование) бизнес-процессов компании
Drag-and-drop дизайнер для создания верхнеуровневых карт бизнес-способностей и моделирования бизнес-процессов в облегченной нотации BPMN 2.0. Она понятна как людям бизнеса, так и ИТ-специалистам.Что такое BPMN?
BPMN (сокр. от Business Process Management Notation) — международная нотация, стандартизированный метод для создания блок-схем, или моделей, бизнес-процессов.
Спроектировать бизнес-процесс можно настолько детально, насколько это необходимо. Конструктор можно использовать для тестирования функциональных возможностей бизнес-приложения и проверки бизнес-гипотез. Логика работы BPM-систем предполагает, что моделирование бизнес-процессов происходит постепенно одновременно с разработкой ИТ-решения, однако она может быть использована и как отдельный инструмент для проектирования процессов.
В Comindware Business Application Platform позволяет связывать все данные — модель данных, диаграммы бизнес-процессов, организационную структуру, бизнес-правила, ролевую модель, задачи и другие элементы бизнес-приложения — в единую систему. А при необходимости эти связи могут быть изменены при помощи мышки без программирования.
Пример модели бизнес-процесса в BPM-системе Comindware
Автоматизация и выполнение бизнес-процессов
В BPM-системах на low-code поддерживаются средства разработки для тех, кто не владеет навыками программирования. Так люди бизнеса могут создавать те бизнес-приложения, которые им необходимы, чтобы усовершенствовать деятельность согласно бизнес-задачам. Высокая скорость разработки помогает ускорить и выполнение бизнес-процессов.
Выполнение бизнес-процесса в Comindware Business Application Platform реализуется за счет процессного движка, а его автоматизация реализуется без программирования при помощи low-code. Это значительно упрощает создание ИТ-решений людьми бизнеса, так как система работает в точности так, как нарисована схема.
Создания регламента (набора правил)
Особенность BPMS в том, что сами модели процесса, по своей сути, наглядно отражают правила их исполнения и порядок выполнения задач. Comindware Business Application Platform также предполагает возможность формирования текстового регламента.
Форматы для экспорта регламента на основании модели бизнес процесса в BPMS Comindware
Анализ, контроль и мониторинг
Стандартизация процесса позволяет ввести измеримые показатели для оценки качества выполняемых работ, то есть, стандартизировать бизнес-процессы. Автоматизированная система назначения задач на исполнителей и мониторинга за их исполнением позволяет контролировать соответствие фактических показателей целевым с помощью нотификаций, наглядных аналитических отчетов в виде диаграмм и таблиц.
Мониторинг помогает оценивать эффективность исполнения бизнес-процессов в числовом эквиваленте, поэтому ключевые проблемы легко обнаружить, а результаты от внесенных изменений измерить и сравнить.
В зависимости от функциональных возможностей BPM-системы содержат различные инструменты для мониторинга бизнес-процессов. Например, в low-code BPMS Comindware можно анализировать текущее состояние запущенных и завершенных процессов и отследить:
- на каком этапе сейчас процесс;
- путь исполнения процесса;
- информацию по каждому шагу: исполнитель, сроки и так далее;
- возникшие ошибки.
Для каждой заявки или задачи создается свой экземпляр процесса, что помогает избежать путаницы. Инструменты для контроля и мониторинга в BPM-системе Модель экземпляра бизнес-процесса, на которой отражается история прохождения процесса, его статус, текущий этап.
Диаграммы — столбчатые, круговые, линейные, таблицы и графики для наглядного отображения данных.
Платформа Comindware фиксирует не только данные о бизнес-процессах, но и журналирует историю изменений бизнес-приложения, изменения в ИТ-инфраструктуре, активность пользователей и многое другое.
Формирование документов
Поскольку информация хранится в единой системе, документы на основе актуальных данных можно автоматически генерировать по шаблонам и использовать в дальнейшей работе внутри системы — например, с помощью Comindware Business Application Platform отправлять на согласование, осуществлять совместное онлайн-редактирование при помощи интеграции с Р7-Офис или Collabora, подписывать с помощью ЭП и другое.
Пример интерфейса для работы с электронными документами в BPM-системе Comindware Business Application Platform
Интеграция решений в существующую среду
Создание единой среды для управления процессами достигается за счет настройки интеграций с другим ПО компании и синхронизации со справочниками. В платформе Comindware до 95% функций, включая ряд интеграций, бизнес-аналитик может настроить самостоятельно.
В большинстве случаев внедрение BPMS предполагает использование сразу всех этих составляющих, потому что это в максимальной степени помогает обеспечить успех.
Интерфейс настройки интеграции в BPMS Comindware Business Application Platform
Попробуйте демоверсию low-code BPMS Comindware
Узнайте, как сделать управление бизнес-процессами эффективнее с BPM-системой.
Как внедряются системы BPM
Чтобы добиться успеха в проекте внедрения, потребуется не только закупить ПО, но и тщательно продумать схемы, по которым проходят бизнес-процессы на предприятии, а также обеспечить готовность сотрудников к необходимым изменениям их работы. Как мы помним, слово «трансформация» подразумевает значительное изменение, и готовностью сотрудников нельзя пренебрегать.
Практически во всех случаях внедрение BPMS проходит по одному из трёх путей.
Способы внедрения
1. Заказ у подрядчика
Если несколько лет назад разработчики ПО убеждали клиентов в необходимости использовать новые решения, то теперь сами клиенты настойчиво ждут от разработчиков решений.
Именно поэтому самый распространённый сегодня подход — это обратиться к разработчику (интегратору) с вопросом о том, какие решения стоит использовать данной конкретной фирме, чтобы добиться нужного результата.
2. Внедрение интегратором с последующей кастомизацией
Этот путь на сегодняшний день наиболее распространённый. Если компания пошла по данному пути, то привлекается интегратор, специализирующийся именно на внедрении BPM-систем, а зачастую и разрабатывающий их.
Плюсом работы с интегратором можно назвать то, что он практически всё делает сам, компании остаётся только начать работать по новым принципам. Но это же можно назвать и самым главным недостатком. Кастомизация (адаптация систем под конкретно данное предприятие) зачастую оказывается очень ограниченной. По больше же части, всем сотрудникам приходится приспосабливаться к тем условиям работы, которые возникли после трансформации. И хорошо ещё, если она сама была обговорена с персоналом, который понял и признал её необходимость, а не проводилась императивно по указке «сверху».
Кстати, данный вариант внедрения BPMS часто предполагает зависимость от интегратора: в будущем для решения даже самых малых задач приходится выходить с ним на связь, составлять список желаемых изменений и ждать, когда они будут готовы, а затем использовать их для модернизации ПО. Это неудобно, долго и часто вызывает необходимость переплачивать интегратору, однако без него порой оказывается невозможным сделать с BPM-системой что-либо вообще.
3. Самостоятельная разработка на базе Low-code платформы
Данный вариант подразумевает, что компания также обходится без участия интеграторов/разработчиков, или сводит такое участие к минимуму.
Платформа Low-code в силу своей специфики обладает несколькими особенностями:
- Позволяет обойтись силами собственного IT-отдела.
- Многие изменения вносятся самими участниками бизнес-процессов.
- Легко адаптируется под конкретный бизнес.
- Разворачивается до полноценной BPM-системы постепенно, а не мгновенно.
Одним из главных отличий ИТ-решений, разработанных при помощи Low-code, является их повышенная гибкость и адаптивность, а это именно то, на что делает ставку современный бизнес. Пока компания X два месяца ждёт от интегратора новых функций, компания Y уже обошла её в конкурентной борьбе! Чтобы не отстать от прогресса и других участников рынка, нужно быстрее реагировать на изменения. Например — использовать новые методы общения с клиентом (чаты, мессенджеры). Если предприятию требуется полгода на то, чтобы «допилить» свою систему BPM для работы по новым принципам, можно не сомневаться: оно безнадёжно отстанет.
Имея характерную для BPMS структуру и тот же набор функций, сочетание с инструментами Low-code позволяет «перезаряжать автомат на бегу», то есть, не отставать от развития и быстро принимать новые условия работы. По этой причине во многом справедливо мнение, которое высказывается некоторыми экспертами по поводу классических BPMS: если они не предполагают возможности быстрого изменения, то они устарели даже раньше, чем были до конца разработаны.
Стадии внедрения и настройки BPMS
Вне зависимости от способа, процесс обычно проходит 3 стадии:
- Диагностика
Разносторонний анализ бизнес-процессов организации, аудит текущей ситуации AS IS (как есть) и описание моделей бизнес-процессов TO BE, формирование требований к системе, создание дорожной карты проекта, критерии его успешной реализации. - Внедрение
Реализация проекта и постепенная автоматизация бизнес-процессов согласно намеченной дорожной карте, ввод в эксплуатацию. - Развитие
Контроль и мониторинг исполнения процессов, оценка эффективности процессов и их совершенствование.
Стадии внедрения BPMS
Посмотрите кейсы внедрений BPMS Comindware
В Библиотеке решений представлены истории компаний, автоматизировавших управление бизнес-процессами с Comindware.
Как развивалась идея BPM-систем?
Впервые идея построения системы управления бизнесом на базе именно бизнес-процессов появилась примерно в 2003 году. Многие компании тогда с энтузиазмом восприняли этот продукт, но вот что интересно: уже через короткое время оказалось, что спрос значительно проигрывает предложению. Почему такая ситуация сложилась? Возможных ответов несколько, наиболее вероятные из них:
- Не все компании были готовы нести большие затраты на внедрение и постоянные доработки.
- Не все позитивно восприняли идею полной перестройки бизнеса на основе бизнес-процессов.
- Система BPM идеальна для регламентирования работы клерков, но чем больше творчества в работе сотрудников, тем труднее составить для них регламент, в таких случаях чаще используют кейсы.
В 2010 году появились так называемые «интеллектуальные BPM» (iBPMS), которые базировались на принципах мобильности, развёрнутой аналитики, а также активного использования облачных хранилищ. На какое-то время они вызвали всплеск интереса, но он был недолгим. Фактически, это новое поколение BPM всё же не так сильно отличалось от прежнего.
Революция произошла в 2016 году, когда на рынке появились первые системы Low-code. Их основным принципом стала идея минимального количества кода — а значит, и незначительного участия интеграторов и разработчиков. Кроме того, в отличие от BPMS, системы Low-code не зациклены на бизнес-процессах и позволяют работать в обход их, если это требуется.
Наконец, подобные системы значительно смещают фокус от разработчиков/интеграторов в сторону пользователей, в том числе — и это особенно важно! — за пределами фирмы, то есть её клиентов, поставщиков и так далее.
Такая ситуация предполагает совсем иные требования к оформлению, интерфейсу и удобству программы как для клиента, так и для сотрудника компании. Клиент уже не захочет оформлять заявку на бумаге, а бизнес-аналитик компании предпочёл бы не лезть в код каждый раз, когда нужно незначительно изменить логику обработки запросов от клиентов, которым нужно, чтобы всё было просто и легко. Именно такие требования и предъявляются к системам на Low-code, которые многие называют «ренессансом самостоятельной разработки».
Да, действительно: это очень похоже на самостоятельную разработку в части того, что можно наделить ПО нужным набором функций. Однако «построение» этого решения ведётся на базе специализированной платформы — современной, интеллектуальной и гибкой — преимущественно силами бизнес-аналитиков компании, без навыков программирования.
Как работает Low-code BPM-система Comindware
Comindware Business Application Platform воплощает в себе все возможности платформ класса BPMS на базе Low-code.
В первую очередь, Low-code BPMS Comindware предполагает минимум кода и максимум графической разработки. Почти все те настройки, которые могут потребоваться пользователям, вносятся через пользовательский интерфейс с помощью мыши и клавиатуры.
Дополнительные преимущества платформы:
- Простое обновление без остановки работы.
- Возможность активно использовать «облако».
- Простое социальное взаимодействие сотрудников.
- Возможность подключать и отключать функции по мере необходимости.
В системе класса BPMS от Comindware данные могут быть представлены в виде списков, таблиц, виджетов и наглядных диаграмм
И самое главное: внедрив Low-code BPM-платформу Comindware, её можно сначала использовать для цифровизации одного или нескольких отделов компании, чтобы оценить результат и подготовиться к более масштабному развёртыванию на уровне предприятия или холдинга, постепенно двигаясь к цифровой трансформации. Это позволяет избежать ненужной «революционности» и чрезмерных потрясений при резкой смене принципов работы.
Создать и внедрить пилотный проект на Low-code BPMS Comindware можно за 4 недели, а разработать MVP процесса — всего за 20 минут.
Попробуйте демоверсию low-code BPMS Comindware
Узнайте, как сделать управление бизнес-процессами эффективнее с BPM-системой.
Что еще нужно знать о BPMS
Кому подойдет BPMS
BPM-системы востребованы в отраслях бизнеса, где разные подразделения тесно сотрудничают для создания ценности. Это могут быть крупные промышленные корпорации, поставщики финансовых и других услуг, организации госсектора, производственные и торговые компании и другие.
Как выбрать BPMS
Компаниям необходимо исходить из собственных целей. Выбор платформы, основанный лишь на интуиции, не гарантирует достижения результатов, поэтому в первую очередь необходимо изучать технологичность и функциональность BPM-системы.
Эксперты Comindware рекомендуют обращать внимание на ключевые параметры BPMS:
- Гибкость Гибкая адаптация BPM-системы под внутренние изменения компании и внешние требования, обусловленные законодательством и состоянием рынка.
- Масштабируемость решений Возможность цифровизовать с помощью BPM-платформы другие функции компании, при этом не требуя интеграций уже созданного решения с новым.
- Кроссплатформенность Совместимость с различными операционными системами.
- Независимость от вендора Возможность развивать внутренние центры компетенций, чтобы самостоятельно дорабатывать и развивать внедренные ИТ-решения или создавать новые на базе выбранной BPMS.
Эти и другие детали были учтены при разработке Comindware Business Application Platform.
Закажите демонстрацию Low-code BPMS Comindware, чтобы самостоятельно убедиться, насколько она полнофункциональная и удобная.
